Oproep tot Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV)
Aan alle leden van ATV Onze Tuinen,
Het bestuur van Amateurtuinvereniging “Onze Tuinen” nodigt u hierbij uit voor het bijwonen van een Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV). Deze vergadering wordt belegd conform artikel 15 van de statuten en artikel 1 van het Huishoudelijk Reglement, met als doel het bespreken van een voorstel tot ontslag van de secretaris, de heer Selman Bicen.
Deze oproep is verzonden met inachtneming van de oproeptermijn van tenminste 14 dagen, conform artikel 15 van de statuten.
Datum: zaterdag 29 november 2025
Tijd: 12.00 uur
Locatie: Kantine van de vereniging
We hebben via het AVVN een onafhankelijke voorzitter gevraagd om deze vergadering voor te zitten. Dit zal gaan om Bert Griffioen.
Agenda
- Opening en vaststelling van de agenda
- Toelichting van het bestuur op de aanleiding en feiten rond het functioneren van de secretaris (volgens verklaringen binnen het bestuur)
- Reactie/ verweer van de secretaris Selman Bicen
- Bespreking door de leden
- Stemming over het voorstel tot ontslag van de secretaris (conform artikel 9 lid 4 van de statuten)
- Rondvraag
- Sluiting
Toelichting van het bestuur
Het bestuur acht het noodzakelijk de leden bijeen te roepen wegens (ernstige) incidenten die het functioneren en de veiligheid binnen de vereniging hebben beïnvloed. De volgende feiten zijn aan de orde geweest volgens verklaringen binnen het bestuur:
1. Het indienen of opstellen van documenten die volgens verklaringen niet naar waarheid zijn opgemaakt (vermoeden van valsheid in geschrifte);
2. Het tonen van een mes tijdens een bestuursvergadering en het uiten van mededelingen over bewapening, dit omdat de secretaris zich bedreigd voelt door leden en verwanten waardoor bij meerdere aanwezigen gevoelens van intimidatie en onveiligheid zijn ontstaan. 3.Feitelijke onwaarheden m.b.t. tuin 39 4. Bedreigingen geuit naar vorige voorzitter (K. Omta) om haar huisje in brand te steken met haar hondjes erbij
Deze gedragingen hebben geleid tot een ernstige vertrouwensbreuk binnen het bestuur en zijn onverenigbaar met de integriteit die van een bestuurslid verwacht wordt. Het bestuur stelt daarom de leden voor om over te gaan tot ontslag van de secretaris conform artikel 9 lid 4 van de statuten.
Gebruik van beeld- en geluidsmateriaal
Tijdens de vergadering kan het bestuur besluiten dat er beeld- en/of geluidsmateriaal wordt getoond dat relevant is voor de behandeling van het agendapunt. Dit materiaal wordt uitsluitend binnen de besloten vergadering vertoond en niet gedeeld, opgeslagen of verspreid. De secretaris is vooraf geïnformeerd over het gebruik van dit materiaal. Dit gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Niet-leden (zoals partners of verwanten) zullen de vergaderzaal tijdelijk moeten verlaten tijdens de vertoning. Na afloop mogen zij weer terugkeren.
Toegang en orde tijdens de vergadering
Gezien de vertrouwelijke aard van het te behandelen onderwerp, wordt deze Buitengewone Algemene Ledenvergadering als besloten vergadering gehouden. Dat betekent dat uitsluitend stemgerechtigde leden van de vereniging toegang hebben tot de vergadering. Partners of andere niet-leden kunnen alleen aanwezig zijn als hierover uiterlijk 24 uur vóór aanvang schriftelijke toestemming is verleend door de voorzitter. Bij binnenkomst zal ieder lid zich moeten legitimeren met een geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs). De voorzitter behoudt zich het recht voor om personen die de orde verstoren of zich niet houden aan aanwijzingen van het bestuur de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Anoniem stemmen
Tijdens de Buitengewone Algemene Ledenvergadering zal er anoniem gestemd worden, zodat gegevens en uitkomst van de individuele stem niet te herleiden zijn. De stembiljetten worden na het tellen van de stemmen direct en na de vergadering vernietigd. Stemformulieren worden bij aanvang aan het ingeschreven lid verstrekt. Het bestuur wijst twee leden aan als stemcommissie voor het tellen van de stemmen. De voorzitter maakt de uitslag bekend en noteert het stemresultaat (aantal stemmen VOOR, TEGEN en ONTHOUDING) in de notulen.
Opkomst en Machtiging
Voor de opkomst van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering is het noodzakelijk dat u aanwezig of vertegenwoordigd bent om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen. Wij verzoeken u dringend aanwezig te zijn. Indien u niet kunt komen, kunt u een ander lid machtigen om namens u te stemmen. De machtiging kan schriftelijk of digitaal worden ingediend, mits deze vóór aanvang van de vergadering is ontvangen. Eén lid mag maximaal één ander lid vertegenwoordigen, conform artikel 15 van de statuten.
U kunt er voor kiezen om optie 1 een ander lid te machtigen om op de BALV anoniem te stemmen of optie 2 zelf uw stem vooraf uit te brengen. Bij optie 2 is een anonieme stem niet mogelijk.
STEM-EN-VOLMACHTFORMULIER_BALV_ATV_ONZE_TUINEN > WORD
STEM-EN-VOLMACHTFORMULIER_BALV_ATV_ONZE_TUINEN > PDF
Slotopmerking
Het bestuur vertrouwt erop dat deze vergadering in een ordelijke, respectvolle sfeer zal verlopen. Alle bepalingen en maatregelen in deze oproep zijn gebaseerd op artikel 2:8, 2:38 en 2:40 van het Burgerlijk Wetboek, de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, en voldoen aan de AVG. Na afloop van de vergadering worden eventuele beeld- of geluidsopnamen direct verwijderd en niet verder verspreid. Wij danken u voor uw begrip en medewerking.
Namens het voltallig bestuur van ATV Onze Tuinen,
Ron van Dijk
Voorzitter
Thijs Mos Penningmeester en Anneke Wildeman Algemeen bestuurslid
12-11-2025