ALV 20250410 – Agenda, presentatie en notulen
Agenda
- 1. Agenda
- 2. Goed nieuws
- 3. Recap
- 4. Opening van de vergadering
- 5. Goedkeuren vorige notulen
- 6. Bestuur
- 7. Commissies seizoen 2025
- • Bestaande
- • Nieuwe commissies
- 8. Financiële stand van zaken
- 9. Korte pauze van 15 minuten (rond 1945)
- 10. Gemeente
- • 16 puntenlijst van de gemeente toelichten
- • Controle gemeente en handhaving 6 maart
- • Zelfwerkzaamheid gemeente 2025 + aankoop
- 11. Toelichting over de start van de verkoop van huisjes (Melanie)
- 12. Onderhoud van de tuintjes: regels en verwachtingen, boetes
- 13. Werkbeurten en taken in 2025 (Magda)
- 14. Nieuwe sleutels cilinderslot beide toegangsdeuren
- 15. Rondvraag
- 16. Sluiting
Presentatie
Hieronder kun je de presentatie downloaden die gegeven is.
Notulen – Onze Tuinen – Notulen ALV 20250410
Meeting Summary
De vergadering begon met een verwelkoming van de deelnemers en een positieve
update over eerdere activiteiten. De agenda omvatte onder andere een update over
de gemeente en de voortgang van de tuinvereniging. Er werd gesproken over
eurovereenkomsten, de aanmeldingen voor nieuwe commissieleden, en de goedkeuring
van nieuwe statuten. Het oude bestuur kreeg geen discharge vanwege openstaande
zaken. Er werden zorgen geuit over de werkdruk van commissieleden en de noodzaak
van betrokkenheid. Nieuwe commissies werden opgericht, waaronder een
kantinecommissie en een ICT-commissie, en er werd gesproken over de financiële
situatie van de vereniging, inclusief huurverhogingen en onbetaalde rekeningen.
Er werd besloten om juridische stappen te overwegen voor het innen van
openstaande betalingen. De vergadering eindigde met een oproep tot betere
communicatie en samenwerking binnen de organisatie.
Next steps
* Er wordt een korte pauze aangekondigd om de deelnemers de kans te geven om
even op te frissen, gevolgd door een update over de gemeente en specifieke
punten die besproken zullen worden.
* Er wordt gewerkt aan het verkrijgen van een nieuwe huurovereenkomst met de
gemeente Rotterdam voor de komende acht jaar.
* Er wordt van commissieleden verwacht dat ze wekelijks of om de twee weken een
vergadering bijwonen, met een minimale inspanning van 12 uur per jaar. Dit is
belangrijk in de huidige fase waarin er meer capaciteit nodig is.
* De KAS-commissie, die de penningmeester controleert, heeft nu twee
controleurs, Magda en Steve, na het vertrek van Kim.
* De ICT-commissie zal helpen met de ICT-organisatie, inclusief het beheer van
de website en online omgeving.
* Er zijn gesprekken gevoerd over de toeladingscommissie en de controle van
nieuwe leden, met de intentie om hier meer over te delen in de toekomst.
* De commissie staat onder toezicht van de penningmeester, die verantwoordelijk
is voor de financiële afhandeling van de verkopen.
* Er komt een pinapparaatje voor de betalingen, wat waarschijnlijk pas volgend
seizoen geïmplementeerd zal worden.
* Nieuwe leden zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan werkbeurten om
het verenigingsgevoel te bevorderen en beter geïnformeerd te worden over hun
verantwoordelijkheden.
* Er is een plan gemaakt om de communicatie te verbeteren, inclusief het
verstrekken van informatie aan nieuwe leden en het updaten van de website.
* Er is een oproep gedaan aan de deelnemers om samen te werken aan taken zoals
elektra en verlichting, met de nadruk op gezamenlijke verantwoordelijkheid.
* Er is een behoefte aan een coördinator voor de commissies, wat essentieel is
voor het verbeteren van de organisatie en samenwerking binnen de groep.
* De spreker vraagt deelnemers om zich aan te melden voor de
activiteitencommissie, waarbij ze kunnen helpen bij het organiseren van
evenementen. Dit is een duidelijke verplichting voor de deelnemers om actief
bij te dragen aan de organisatie van activiteiten.
* Er moet iemand worden aangewezen die de activiteitencommissie coördineert, en
er moeten mensen zijn die de evenementen organiseren. Dit zijn de volgende
stappen die moeten worden genomen om de commissie effectief te laten
functioneren.
* Er is een oproep gedaan voor mensen die willen helpen bij het organiseren van
activiteiten, met de nadruk op het vormen van een activiteitscommissie. Dit
omvat het coördineren van verschillende evenementen en het zoeken naar
deelnemers.
* Er werd gesuggereerd om een keer samen te zitten om de activiteiten te
bespreken en afspraken te maken over de organisatie. Dit is een belangrijke
volgende stap in het proces van het opzetten van de activiteitscommissie.
* De spreker geeft aan dat er eerder gefactureerd moet worden om de liquiditeit
te waarborgen, met een focus op het ontvangen van 42.000 euro van leden die
nog niet hebben betaald.
* Er zijn twee herinneringen gestuurd naar leden waarvan de gegevens
beschikbaar waren, en er zijn officiële aanmaningen per post verstuurd.
* De volgende stap is om het roeëringsproces in te zetten voor klanten die geen
contact hebben opgenomen of geen rekening hebben, wat betekent dat bij
niet-betaling het eigendom kan worden overgenomen.
* Er is besloten om juridische stappen te overwegen, waaronder het inschakelen
van een incassobureau om de openstaande betalingen te innen. Dit kan ook
inhouden dat er betalingsregelingen worden getroffen met debiteuren.
* De spreker zal beter letten op de betalingsregelingen en ervoor zorgen dat er
elke maand standen worden genoteerd en gecommuniceerd naar de leden.
* Er werd afgesproken dat er foto’s van de meterstanden gemaakt zullen worden
om de gegevens te documenteren en om te kunnen controleren of er afwijkingen
zijn in het gebruik. Dit is een stap richting betere monitoring van het
energieverbruik.
* Er werd een oproep gedaan aan de leden om hun waterstand per e-mail door te
geven, wat belangrijk is voor de administratie en de opvolging van de
werkbeurten.
* De KAS-commissie moet een lijst maken met vragen en de administratie van het
oude bestuur extra goed controleren. Dit is een duidelijke verplichting die
moet worden uitgevoerd.
* De volgende stappen omvatten het herinneren van mensen die hun rekeningen
niet hebben betaald, met de verwachting dat er ongeveer 50.000 euro aan
onbetaalde rekeningen naar voren zal komen.
* Er is een duidelijke verplichting om een jaarrekening op te stellen voor de
jaren 2023 en 2024, en ook voor 2025. Dit is een belangrijke taak die moet
worden uitgevoerd door de verantwoordelijke persoon.
* De spreker geeft aan dat hij in de komende twee tot drie maanden de
rapportages wil afronden en dat hij hulp zal vragen aan een collega die veel
verstand heeft van het onderwerp.
* Er is een hakselaar aangeschaft voor het groenonderhoud, die eind april
geleverd zal worden. Dit apparaat zal ook verhuurd worden aan tuinleden voor
hun eigen gebruik.
* Er werd afgesproken dat als er twijfels zijn over grote uitgaven, deze eerst
besproken moeten worden met de leden via de ALP. Dit is een belangrijke stap
om transparantie en betrokkenheid te waarborgen.
* De spreker stelt voor om eerst te kijken of de belangrijkste werkzaamheden
kunnen worden uitgevoerd voordat verdere stappen worden ondernomen. Dit
benadrukt een gefaseerde aanpak.
* Er wordt gesproken over het betrekken van de gemeente bij de plannen en het
gebruik van speciale materialen en systemen voor het onderhoud van de tuin.
Dit geeft aan dat er concrete stappen worden ondernomen om de samenwerking te
verbeteren.
* Leden van de tuinvereniging moeten hun waterstand doorgeven en aanwezig zijn
bij werkbeurten, anders kunnen ze een boete van 20 euro krijgen.
* Er is een update nodig voor de communicatiesystemen, zodat duidelijk is waar
en hoe men zich moet aanmelden voor afwezigheid. Dit moet in de toekomst
worden gecommuniceerd.
* De spreker geeft aan dat er een plan is om de gemeente te benaderen en dat er
stappen ondernomen zullen worden om de situatie te verbeteren, hoewel het
onduidelijk is of dit seizoen nog zal gebeuren.
* Er is een taak om mensen te vragen om het terrein op te ruimen en ervoor te
zorgen dat het er netter uitziet. Dit omvat het verwijderen van oud ijzer en
andere ongewenste spullen.
* De spreker heeft als doel gesteld om tegen het einde van mei alle openstaande
e-mails op te lossen, nu hij de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen.
* De spreker zal rapporteren over de status van openstaande e-mails en dossiers
in de volgende vergadering, en het team zal tuinleden informeren over de
voortgang.
* De spreker gaf aan dat hij van plan is om alle kostenposten kritisch te
bekijken en te vergelijken met andere tuinen om de kosten te verlagen.
* Er wordt voorgesteld om een subgroep te vormen voor natuurtuinieren, wat een
volgende stap is in de betrokkenheid bij de commissie.
De vergadering vertoonde een gemiddelde tot hoge betrokkenheid van de
deelnemers, met scores variërend van 3 tot 4, wat wijst op actieve deelname en
interactie. De deelname was over het algemeen goed, met meerdere sprekers die
bijdroegen aan de discussie, hoewel er enkele momenten van lagere deelname
waren. De duidelijke volgende stappen werden als minder goed gedefinieerd
beoordeeld, met scores tussen 1 en 3, wat aangeeft dat er ruimte is voor
verbetering in het formuleren van actiepunten. Het algemene sentiment van de
vergadering was positief, met een focus op samenwerking en vooruitgang, hoewel
er ook enkele zorgen werden geuit. De vergadering leek op tijd te verlopen, wat
duidt op een goede tijdsmanagement.
Topics & Highlights
1. Opening en Welkom
* Feit | De voorzitter verwelkomt de deelnemers en benadrukt dat er veel
positief nieuws is, wat de sfeer van de vergadering ten goede komt.
2. Agenda en Bespreking van Onderwerpen
* Volgende stappen | Er wordt een korte pauze aangekondigd om de deelnemers
de kans te geven om even op te frissen, gevolgd door een update over de
gemeente en specifieke punten die besproken zullen worden.
3. Eurovereenkomsten en Positiviteit
* Feit | De vergadering begon met een bespreking over de eurovereenkomsten
en de positieve vibe binnen de organisatie, waarbij werd opgemerkt dat er
veel aanmeldingen zijn voor nieuwe commissieleden.
* Beslissing | Er is ingestemd met de nieuwe statuten en het nieuwe
huishoudelijk reglement tijdens de laatste AOLV, wat belangrijke
afspraken vastlegde.
* Volgende stappen | Er wordt gewerkt aan het verkrijgen van een nieuwe
huurovereenkomst met de gemeente Rotterdam voor de komende acht jaar.
4. Evaluatie van het oude bestuur
* Beslissing | Er is besloten om geen discharge te verlenen aan het oude
bestuur totdat alle openstaande zaken zijn opgelost.
* Zorg | Er zijn zorgen over het feit dat het oude bestuur nog niet alle
zaken heeft afgerond, wat betekent dat er nog openstaande rekeningen en
projecten zijn die opgelost moeten worden.
5. Bestuursverantwoordelijkheid en Decharge
* Zorg | Er zijn zorgen geuit over de huidige bestuursstructuur en de
noodzaak om snel een decharge te verkrijgen om verdere complicaties te
voorkomen.
* Beslissing | Er is een beslissing genomen om te stemmen over de decharge
voor het bestuur, waarbij de leden hun goedkeuring moeten geven.
6. Verwachtingen van commissieleden
* Taak | Er wordt van commissieleden verwacht dat ze wekelijks of om de
twee weken een vergadering bijwonen, met een minimale inspanning van 12
uur per jaar. Dit is belangrijk in de huidige fase waarin er meer
capaciteit nodig is.
7. Commissie en betrokkenheid
* Beslissing | De commissie bedrijfsvoering is opgeheven omdat de spreker
nu in het bestuur zit, wat aangeeft dat de ondersteuning van deze
commissie niet langer nodig is.
* Taak | De KAS-commissie, die de penningmeester controleert, heeft nu twee
controleurs, Magda en Steve, na het vertrek van Kim.
* Zorg | Er zijn zorgen over de werkdruk van de leden van de commissie,
aangezien Leon zijn huisje verkoopt en Ron aangeeft te veel werk te
hebben.
8. Commissies en Vergunningen
* Beslissing | Er is besloten om een kantinecommissie op te richten die
verantwoordelijk zal zijn voor het verkrijgen van de benodigde
vergunningen voor het serveren van eten en drinken.
* Taak | De ICT-commissie zal helpen met de ICT-organisatie, inclusief het
beheer van de website en online omgeving.
* Volgende stappen | Er zijn gesprekken gevoerd over de toeladingscommissie
en de controle van nieuwe leden, met de intentie om hier meer over te
delen in de toekomst.
9. Verkoopcommissie en financiële afhandeling
* Feit | De verkoopcommissie is verantwoordelijk voor de verkoop van
gasplassen en aarde, en rapporteert aan de penningmeester.
* Taak | De commissie staat onder toezicht van de penningmeester, die
verantwoordelijk is voor de financiële afhandeling van de verkopen.
* Zorg | Er is een zorg dat de cash-kaststromen van de vereniging afgaan,
wat invloed kan hebben op de financiële situatie.
* Volgende stappen | Er komt een pinapparaatje voor de betalingen, wat
waarschijnlijk pas volgend seizoen geïmplementeerd zal worden.
10. Taxatie van Huisjes
* Beslissing | Er is besloten om een checklist te gebruiken voor het
goedkeuren van nieuwe leden, met aandacht voor waarden en betrokkenheid.
* Volgende stappen | Nieuwe leden zullen worden uitgenodigd om deel te
nemen aan werkbeurten om het verenigingsgevoel te bevorderen en beter
geïnformeerd te worden over hun verantwoordelijkheden.
* Feit | Er staan momenteel 12 huisjes te koop, waarvan 12 zijn getaxeerd
en 7 nog getaxeerd moeten worden. Het taxatieproces vereist veel tijd en
documentatie.
* Zorg | Er is bezorgdheid over de tijd die het taxatieproces in beslag
neemt en de noodzaak om facturen te genereren voor de transacties.
11. Informatievoorziening en communicatie
* Volgende stappen | Er is een plan gemaakt om de communicatie te
verbeteren, inclusief het verstrekken van informatie aan nieuwe leden en
het updaten van de website.
* Zorg | Er is een zorg geuit over het gebrek aan informatie die
voorafgaand aan de vergadering is verstrekt, wat de voorbereiding en
betrokkenheid van de deelnemers beïnvloedt.
* Taak | Er is een oproep gedaan aan de deelnemers om samen te werken aan
taken zoals elektra en verlichting, met de nadruk op gezamenlijke
verantwoordelijkheid.
12. Commissies en coördinatie
* Taak | Er is een behoefte aan een coördinator voor de commissies, wat
essentieel is voor het verbeteren van de organisatie en samenwerking
binnen de groep.
13. Activiteitencommissie en Organisatie
* Taak | De spreker vraagt deelnemers om zich aan te melden voor de
activiteitencommissie, waarbij ze kunnen helpen bij het organiseren van
evenementen. Dit is een duidelijke verplichting voor de deelnemers om
actief bij te dragen aan de organisatie van activiteiten.
* Volgende stappen | Er moet iemand worden aangewezen die de
activiteitencommissie coördineert, en er moeten mensen zijn die de
evenementen organiseren. Dit zijn de volgende stappen die moeten worden
genomen om de commissie effectief te laten functioneren.
14. Activiteitenorganisatie
* Taak | Er is een oproep gedaan voor mensen die willen helpen bij het
organiseren van activiteiten, met de nadruk op het vormen van een
activiteitscommissie. Dit omvat het coördineren van verschillende
evenementen en het zoeken naar deelnemers.
* Volgende stappen | Er werd gesuggereerd om een keer samen te zitten om de
activiteiten te bespreken en afspraken te maken over de organisatie. Dit
is een belangrijke volgende stap in het proces van het opzetten van de
activiteitscommissie.
* Zorg | Er werd een zorg geuit over de belasting van de organisatie,
vooral als er wekelijks activiteiten worden georganiseerd. Dit kan een
uitdaging zijn voor de betrokkenen.
15. Organisatie van de commissie
* Beslissing | Er is besloten dat de commissie goed georganiseerd moet
worden en dat er een rapportage aan de leden zal plaatsvinden in de ALV.
16. Financiën en budgettering
* Zorg | De spreker uitte zijn zorg over de financiële situatie en de
noodzaak om de uitgaven goed te beheren, wat een belangrijk onderwerp is
voor de commissie.
17. Financieel Beheer en Liquiditeit
* Zorg | De spreker uit zijn bezorgdheid over de financiële situatie van de
vereniging, waarbij hij aangeeft dat er problemen zijn en dat het
belangrijk is om de omzet en kosten serieus te nemen. Dit benadrukt de
noodzaak voor een goed financieel beheer.
* Feit | De spreker legt uit dat de liquiditeit, oftewel het geld dat
daadwerkelijk op de bankrekening staat, cruciaal is voor de vereniging.
Hij geeft een voorbeeld van zijn eigen financiële situatie om dit concept
te verduidelijken.
18. Huurkosten en Financiële Verplichtingen
* Zorg | Er is bezorgdheid over het niet ontvangen van de huurfacturen voor
2024 en 2025, wat leidt tot liquiditeitsproblemen.
* Feit | De huurprijzen stijgen met 8% per jaar, wat betekent dat de huur
in 2026 kan oplopen tot 80.000 euro.
* Volgende stappen | De spreker geeft aan dat er eerder gefactureerd moet
worden om de liquiditeit te waarborgen, met een focus op het ontvangen
van 42.000 euro van leden die nog niet hebben betaald.
19. Financiële Overzicht en Verwachtingen
* Zorg | Er zijn zorgen geuit over de administratie van 2023, die als
problematisch wordt beschouwd, en de noodzaak om deze op orde te krijgen
voor de toekomst.
* Feit | Er is al 62.000 euro ontvangen van de 125.000 euro die
gefactureerd is, wat een positieve financiële status aangeeft.
* Taak | Er zijn twee herinneringen gestuurd naar leden waarvan de gegevens
beschikbaar waren, en er zijn officiële aanmaningen per post verstuurd.
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over de mogelijkheid dat leden een
verkeerde nota hebben ontvangen, wat kan leiden tot betalingsproblemen.
20. Afsluiten van water en elektriciteit
* Zorg | Er is een zorg geuit over het afsluiten van water en elektriciteit
voor klanten die geen contact hebben opgenomen, wat kan leiden tot
problemen voor deze klanten.
* Volgende stappen | De volgende stap is om het roeëringsproces in te
zetten voor klanten die geen contact hebben opgenomen of geen rekening
hebben, wat betekent dat bij niet-betaling het eigendom kan worden
overgenomen.
21. Financiële Verplichtingen en Incasso
* Volgende stappen | Er is besloten om juridische stappen te overwegen,
waaronder het inschakelen van een incassobureau om de openstaande
betalingen te innen. Dit kan ook inhouden dat er betalingsregelingen
worden getroffen met debiteuren.
* Zorg | Er zijn zorgen geuit over de financiële situatie van de
vereniging, met name over onbetaalde rekeningen die oplopen tot duizenden
euro’s, wat leidt tot een boekverlies.
22. Beslaglegging en betalingsregelingen
* Beslissing | Er is besloten dat bij debiteuren met meer dan drie maanden
achterstand, er eerder herinneringen gestuurd worden en een procedure
voor beslaglegging wordt ingezet.
* Volgende stappen | De spreker zal beter letten op de betalingsregelingen
en ervoor zorgen dat er elke maand standen worden genoteerd en
gecommuniceerd naar de leden.
23. Meterstanden en verantwoordelijkheden
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over het feit dat de meterstanden al lange
tijd niet zijn gekeurd, wat kan leiden tot onbetrouwbare gegevens. Dit
werd benadrukt door verschillende sprekers die de noodzaak van controles
en documentatie onderstreepten.
* Volgende stappen | Er werd afgesproken dat er foto’s van de meterstanden
gemaakt zullen worden om de gegevens te documenteren en om te kunnen
controleren of er afwijkingen zijn in het gebruik. Dit is een stap
richting betere monitoring van het energieverbruik.
24. Financiële situatie van de tuinen
* Feit | Er zijn 11 tuinen waar moeilijk contact mee is gelegd en die nog
geen regeling hebben. De kosten voor een huisje zijn 10.000 euro, wat
resulteert in een opbrengst van 800 euro per huisje. Daarnaast wordt er
750 euro gerekend voor het aansluiten van elektra per tuin, wat een
totale opbrengst van ongeveer 1500 euro per tuin oplevert.
* Zorg | Er is bezorgdheid over het feit dat de inkomsten uit de verkoop
van de tuinen mogelijk verloren gaan aan achterstanden in betalingen voor
elektra, waardoor het geld niet effectief kan worden gebruikt.
* Volgende stappen | Er werd een oproep gedaan aan de leden om hun
waterstand per e-mail door te geven, wat belangrijk is voor de
administratie en de opvolging van de werkbeurten.
25. Controle en Administratie voor 2024
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over de chaotische staat van de
administratie, met een discrepantie tussen het aantal tuintjes en de
uitstaande facturen. Dit kan leiden tot verwarring over welke facturen
correct zijn.
* Volgende stappen | De volgende stappen omvatten het herinneren van mensen
die hun rekeningen niet hebben betaald, met de verwachting dat er
ongeveer 50.000 euro aan onbetaalde rekeningen naar voren zal komen.
* Taak | De KAS-commissie moet een lijst maken met vragen en de
administratie van het oude bestuur extra goed controleren. Dit is een
duidelijke verplichting die moet worden uitgevoerd.
26. Verplaatsing van water- en elektrafacturen
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over het huidige moment van het doorgeven
van water- en elektrafacturen, dat in de winter plaatsvindt. Dit wordt
als onhandig ervaren omdat men dan niet aanwezig is en het moeilijk is om
de benodigde acties te ondernemen.
27. Financiële Verantwoording
* Taak | Er is een duidelijke verplichting om een jaarrekening op te
stellen voor de jaren 2023 en 2024, en ook voor 2025. Dit is een
belangrijke taak die moet worden uitgevoerd door de verantwoordelijke
persoon.
28. Automatisering van facturen en rapportages
* Feit | De spreker vermeldt dat alle facturen automatisch worden
ingediend, wat het proces aanzienlijk vereenvoudigt.
* Volgende stappen | De spreker geeft aan dat hij in de komende twee tot
drie maanden de rapportages wil afronden en dat hij hulp zal vragen aan
een collega die veel verstand heeft van het onderwerp.
29. Administratieproject en contract met de gemeente
* Beslissing | De organisatie heeft besloten om het groenonderhoud zelf uit
te voeren, ondanks de voorkeur om dit niet te doen. Dit besluit is
genomen in overleg met het bestuur.
* Volgende stappen | Er is een hakselaar aangeschaft voor het
groenonderhoud, die eind april geleverd zal worden. Dit apparaat zal ook
verhuurd worden aan tuinleden voor hun eigen gebruik.
* Feit | De gemeente heeft een vergoeding van ongeveer 2 euro per vierkante
meter per jaar aangeboden voor het groenonderhoud, wat neerkomt op een
totaal van ongeveer 3500 euro.
30. Financiële Overwegingen en Investeringen
* Volgende stappen | Er werd afgesproken dat als er twijfels zijn over
grote uitgaven, deze eerst besproken moeten worden met de leden via de
ALP. Dit is een belangrijke stap om transparantie en betrokkenheid te
waarborgen.
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over de financiële situatie van de
vereniging en de noodzaak om eerst financiële stabiliteit te bereiken
voordat er grote uitgaven worden gedaan. Dit werd besproken in de context
van het kopen van materialen voor de tuinbeurten.
31. Aankoop en afschrijving van de machine
* Zorg | Er is een zorg geuit over de samenwerking met de gemeente en de
wens om constructieve feedback te ontvangen in plaats van alleen kritiek.
* Beslissing | Er is besloten om de machine aan te schaffen, gezien de lage
jaarlijkse kosten en de bijdrage van de gemeente.
32. Zelfwerkzaamheid en Werkzaamheden voor de Gemeente
* Zorg | Er is bezorgdheid over het aantal aangemelde vrijwilligers, wat de
voortgang van de werkzaamheden beïnvloedt. De spreker geeft aan dat er
nog niet veel vrijwilligers zijn aangemeld, wat een stap-voor-stap aanpak
noodzakelijk maakt.
* Volgende stappen | De spreker stelt voor om eerst te kijken of de
belangrijkste werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd voordat verdere
stappen worden ondernomen. Dit benadrukt een gefaseerde aanpak.
33. Beleid voor Groenbeheer
* Feit | Er is een document van meer dan 360 pagina’s dat door de gemeente
is opgesteld, waarin gedetailleerde richtlijnen staan voor het
groenbeheer. Dit document is essentieel voor het bepalen van het beleid.
34. Samenwerking en betrokkenheid bij tuinonderhoud
* Zorg | De spreker uit zorgen over de complexiteit van bepaalde gebieden
in de tuin en benadrukt dat het onderhoud met zorg en aandacht moet
gebeuren. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden
effectief en verantwoord worden uitgevoerd.
* Volgende stappen | Er wordt gesproken over het betrekken van de gemeente
bij de plannen en het gebruik van speciale materialen en systemen voor
het onderhoud van de tuin. Dit geeft aan dat er concrete stappen worden
ondernomen om de samenwerking te verbeteren.
35. Financieel Mandaat en Uitgaven
* Beslissing | Er is besloten om het mandaat van 5000 euro verantwoord te
gebruiken en betrokkenen goed te informeren over de uitgaven.
36. Controle door de Gemeente
* Zorg | Er zijn zorgen geuit over de manier waarop de gemeente controles
uitvoert en de communicatie hierover. De spreker benadrukte dat er nu
betere afspraken gemaakt kunnen worden met de gemeente.
37. Constructief Overleg met de Gemeente
* Zorg | De spreker uit zijn zorg over de controle van de gemeente en het
belang van samenwerking en afspraken maken binnen de tuinvereniging.
38. Nieuwe Reglementen en Verplichtingen
* Taak | Leden van de tuinvereniging moeten hun waterstand doorgeven en
aanwezig zijn bij werkbeurten, anders kunnen ze een boete van 20 euro
krijgen.
39. Communicatie en werkbeurten
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over het gebrek aan communicatie wanneer
iemand niet kan werken. Het is cruciaal dat medewerkers hun afwezigheid
tijdig melden via e-mail of een bericht.
* Volgende stappen | Er is een update nodig voor de communicatiesystemen,
zodat duidelijk is waar en hoe men zich moet aanmelden voor afwezigheid.
Dit moet in de toekomst worden gecommuniceerd.
40. Sleutels en toegangsdeuren
* Beslissing | Er is besloten om de sloten van de toegangsdeuren te
reviseren in plaats van nieuwe sleutels te laten maken, om kosten en
werkdruk voor het bestuur te verminderen.
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over de kosten van nieuwe sleutels en het
aantal sleutels dat in omloop is, wat leidt tot een beslissing om de
sloten te repareren.
41. Onderhoud en Beheer van Hekken
* Beslissing | Er is besloten om de gemeente te benaderen over de hekken,
aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het onderhoud. De spreker geeft
aan dat hij zal strijden voor een oplossing.
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over het grote hek aan de Delftweg dat
continu openstaat, wat leidt tot veiligheidsproblemen. De klink is kapot
en het hek moet gesloten worden.
* Volgende stappen | De spreker geeft aan dat er een plan is om de gemeente
te benaderen en dat er stappen ondernomen zullen worden om de situatie te
verbeteren, hoewel het onduidelijk is of dit seizoen nog zal gebeuren.
42. Projecten en Opruiming
* Taak | Er is een taak om mensen te vragen om het terrein op te ruimen en
ervoor te zorgen dat het er netter uitziet. Dit omvat het verwijderen van
oud ijzer en andere ongewenste spullen.
43. Beheer van e-mailcommunicatie
* Zorg | Er zijn momenteel 25 openstaande e-mails die als ‘hard cases’
worden beschouwd, wat een bron van frustratie is voor de spreker en het
team.
* Taak | De spreker heeft als doel gesteld om tegen het einde van mei alle
openstaande e-mails op te lossen, nu hij de bevoegdheid heeft om
beslissingen te nemen.
* Volgende stappen | De spreker zal rapporteren over de status van
openstaande e-mails en dossiers in de volgende vergadering, en het team
zal tuinleden informeren over de voortgang.
44. Kostenbeheersing van de tuin
* Zorg | De spreker uitte zijn bezorgdheid over de hoge kosten van de tuin,
met name de verzekeringspremie van bijna 14.000 euro per jaar, wat hij
als onredelijk beschouwde in vergelijking met andere tuinen.
* Volgende stappen | De spreker gaf aan dat hij van plan is om alle
kostenposten kritisch te bekijken en te vergelijken met andere tuinen om
de kosten te verlagen.
45. ALV-notulen en stemprocedures
* Beslissing | Besloten is om de stemming over de ALV-notulen uit te
stellen naar de volgende vergadering vanwege miscommunicatie.
46. Parkeerproblemen en beleid
* Zorg | Er is bezorgdheid geuit over het gebrek aan parkeerplaatsen en de
onduidelijkheid van het beleid van Rijkswaterstaat, wat leidt tot
frustratie.
47. Aanmeldingsprocedure voor de commissie
* Volgende stappen | Er wordt voorgesteld om een subgroep te vormen voor
natuurtuinieren, wat een volgende stap is in de betrokkenheid bij de
commissie.
* Beslissing | Er is overeenstemming dat mensen zich het beste kunnen
aanmelden via e-mail of een bericht naar de betrokken bestuursleden.
* Zorg | Er is een zorg geuit over het ontbreken van telefoonnummers voor
directe communicatie, wat de aanmeldingsprocedure kan bemoeilijken.