ALV 20250201 Agenda, presentatie en notulen

ALV 20250201 – Agenda, presentatie en notulen

Agenda

Presentatie

Hieronder kun je de presentatie downloaden die gegeven is.

Notulen – Onze Tuinen – Notulen ALV 20250201

📎 Financiële Status en Bestuur van de Gemeenschapstuinen

Updates

Het project richt zich momenteel op het aanpakken van de financiële problemen van de gemeenschapstuinen, met een aanzienlijke achterstand in betalingen van leden ter waarde van €60.000.
Er is vooruitgang geboekt in het herstructureren van de administratie en het implementeren van een nieuwe checklist van 16 punten die vereist zijn door de gemeente voor naleving.
De gemeente heeft nieuwe regelgeving voorgesteld om tuinen toegankelijker te maken voor het publiek, wat aanpassingen van de tuinleden zal vereisen.
Uitdagingen zijn onder andere het gebrek aan tijdige betalingen van leden, wat heeft geleid tot financiële druk, en de noodzaak om te voldoen aan nieuwe gemeentelijke regelgeving die de kosten voor leden kan verhogen.

Next Steps

Start procedures om achterstallige betalingen van leden te innen en overweeg de verkoop van tuinhuisjes van niet-betalende leden indien nodig.
Communiceer de nieuwe huurprijzen en aankomende veranderingen binnen de komende twee weken aan alle tuinleden.
Bereid de implementatie van de nieuwe bestuursstructuur voor zoals uiteengezet door de gemeente, waarbij wordt gezorgd voor naleving van de 16-punten checklist.

📎 Besprekingen met de Gemeente

Updates

Het team heeft uitgebreide besprekingen gevoerd met de gemeente, gedreven door een checklist van 16 actiepunten, waarvan er 11 zijn voltooid.
Er is een productief gesprek geweest met Henk de Kok, waarbij alle voorbereide vragen zijn beantwoord en de gemeente grondige uitleg en vervolgmaterialen heeft verstrekt.
Het belangrijkste openstaande punt is de financiële administratie, met name de voorbereiding van de jaarrekeningen voor 2023 en 2024, die nog in behandeling is.
Er zijn zorgen over drie tuinleden die niet in een aangewezen gebied wonen en hun percelen binnen vijf jaar moeten verkopen.
De gemeente erkende discrepanties in tuinmetingen en bood aan om percelen opnieuw te meten op kosten van de leden, met een terugbetalingsproces als de metingen onjuist blijken te zijn.

Next Steps

Rond de financiële administratie voor 2023 en 2024 af om de resterende actiepunten te voltooien.
Implementeer een rapportagesysteem voor illegale bewoning op het terrein, dat in april zal worden gelanceerd.
Pak de problemen met betrekking tot tuinmetingen aan en zorg ervoor dat leden op de hoogte zijn van het hermeetingsproces.
Blijf de situatie met de gemeente monitoren met betrekking tot de zorgen over illegale bewoning en recreatiewoningreguleringen.

📎 Verkoop van Tuinhuisjes

Updates

De verkoop van tuinhuisjes wordt verwacht te beginnen rond half april, na het volgen van de noodzakelijke procedures.
Er zijn momenteel 30 tuinleden die hun contributie niet hebben betaald, waarvan 20 onder een betalingsregeling vallen, wat wijst op een aanzienlijke werklast.
Het bestuur heeft besloten geen huizen te verkopen totdat een huurovereenkomst met de gemeente is veiliggesteld om aansprakelijkheidsproblemen te voorkomen.

Next Steps

Bevestig de status van de wachtlijst voor tuinhuisjes en zorg ervoor dat deze up-to-date is.
Bereid het verkoopproces voor door de benodigde documentatie en procedures voor de tuinhuisjes te organiseren.
Ga in gesprek met leden die geïnteresseerd zijn in de aankoop van tuinhuisjes om interesse en gereedheid voor de aankomende verkoop te peilen.

Project Report

🎯 Project Objectives:

De operationele efficiëntie en gebruikersbetrokkenheid verbeteren door middel van verbeterde governance en administratieve processen, waarbij een soepele overgang in leiderschap en effectief beheer van middelen wordt gewaarborgd.
De bestaande financiële problemen oplossen voor 1 april, waarbij alle rekeningen voor 2023 en 2025 worden afgesloten en contracten worden opgesteld, waardoor de operationele efficiëntie en ledenbetrokkenheid worden verbeterd.

🗓️ Project Timeline:

Projectstart: Onmiddellijk.
Streefdatum voltooiing: Binnen de komende 3 maanden.
Tussentijdse deadlines: Regelmatige updates elke 4 weken om de voortgang te beoordelen en eventuele opkomende problemen aan te pakken.
Projectstart: Onmiddellijk.
Streefdatum voltooiing: 1 april.
Tussentijdse deadlines: Doorlopend totdat alle financiële problemen zijn opgelost en nieuwe administratieve processen zijn geïmplementeerd.

📃 Project Requirements:

Een nieuwe governance-structuur opzetten met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
De benodigde vergunningen en licenties voor operationele activiteiten verkrijgen.
Een financieel beheerplan ontwikkelen, inclusief het uitbesteden van administratieve taken.
Zorgen voor naleving van lokale regelgeving en effectieve communicatie met belanghebbenden.
Een financieel administratiesysteem opzetten om ongeveer 300 transacties per jaar te beheren.
Een contract afsluiten met een administratiekantoor om ledenbetalingen en financieel toezicht te beheren.
De website van de vereniging bijwerken voor betere communicatie en transparantie over operaties en ledeninformatie.

⚒️ Challenges and Proposed Solutions:

Uitdaging: Gebrek aan communicatie en duidelijkheid in governance. Voorgestelde oplossing: Regelmatige vergaderingen en updates instellen om transparantie en betrokkenheid van alle leden te waarborgen.
Uitdaging: Behoefte aan een nieuwe voorzitter en financieel toezicht. Voorgestelde oplossing: Kandidaten voor leiderschapsrollen identificeren en overwegen om administratieve taken uit te besteden om de operaties te stroomlijnen.
Uitdaging: Bestaand financieel wanbeheer leidt tot ontevredenheid bij leden. Voorgestelde oplossing: Een administratiekantoor inhuren om financiële processen te stroomlijnen en tijdige betalingen te waarborgen.
Uitdaging: Gebrek aan vrijwilligers voor bestuursfuncties. Voorgestelde oplossing: Outreach uitvoeren om leden aan te moedigen deel te nemen aan bestuursrollen.

📌 Decisions Made:

De notulen van eerdere vergaderingen en de huurovereenkomst met de gemeente goedgekeurd.
Besloten om de benodigde vergunningen voor operationele activiteiten na te streven en een commissie voor naleving te vormen.
Besloten om administratieve taken uit te besteden om de efficiëntie te verbeteren en de belasting van de penningmeester te verminderen.
Financiële problemen moeten voor 1 april worden opgelost, met de nadruk op het afsluiten van rekeningen en het opstellen van contracten.
Een nieuw administratiekantoor zal worden gecontracteerd om financiën en ledenbetalingen te beheren.
De website zal worden bijgewerkt om de transparantie en communicatie met leden te verbeteren.
Een oproep voor vrijwilligers voor bestuursfuncties zal worden gestart om de governance te versterken.