| Graag zien we jullie allemaal op de komende ALV van 28 maart 2026.
Agenda1. Opening Voorzitter Ron opent de vergadering. Rollen: voorzitter Ron, secretaris/notulist Anneke, penningmeester/presentatie Thijs. Controle stembriefjes.
2. Audio opname Van deze vergadering worden audio-opnames gemaakt om notulen uit te werken. Bezwaar? Nu de zaal verlaten.
3. Goedkeuring notulen
- Notulen ALV 20250201
- Notulen ALV 20250410
- Notulen BALV 20260131
- Documenten beschikbaar via vtv-onzetuinen.nl
4. Decharge oud bestuur Er is nog geen decharge verleend aan het voorgaande bestuur voor 2022, 2023 en 2024. Het huidige bestuur is aangetreden per april 2025.
5. Bestuur 2026 en vacature
- Huidige samenstelling: Ron (voorzitter), Thijs (penningmeester), Anneke (secretaris – wil op termijn het bestuur verlaten)
- Dringende oproep voor een extra bestuurslid. Tijdsinvestering ca. 2 uur per week.
- Vacature werkbeurten organisatie
6. Commissies seizoen 2026
- Bouw- en taxatiecommissie, werkbeurtencommissie, watercommissie, kantinecommissie, toelatingscommissie
- Gas-, aarde- en ICT-commissie
- Kascommissie: Magda, Steve, Annemieke Ramp en Janine de Jonge. Vacature voor 5e lid. Controle op basis van vastgestelde kascommissiegids.
- Stemmen voor accountant indien geen leden opstaan voor kascommissie
- Oproep nieuwe commissieleden
7. Update bestuur
- Waterlekkage: natte plekken nagelopen en gerepareerd. Verbruik gedaald van 11.259 (2022) naar ca. 2.821 (2025). Positieve impact op kosten.
- Wachtlijsten: één officiële digitale wachtlijst (sinds 2023). Tweede (papieren) lijst ongeldig verklaard wegens ontbreken bewijs.
- Horecavergunning: eHerkenning verkregen, vergunningspapieren in voorbereiding, aanvraag volgt (8 weken), daarna kantine op orde.
- Lantaarnpalen: ca. 50% gerealiseerd, hulp gevraagd voor Freddie.
- Aanpak kantine
- Voorwaarden meerjarige huurovereenkomst (“16 punten”): enige openstaande punt is goedkeuring jaarrekeningen 2022–2025. Wordt vandaag behandeld.
8. Huishoudelijk reglement
- Camerabeleid (bijlage)
- Boetes en slapers
9. Juridische dossiers
- Biçen: kosten advocaat €3.185, financiële controle €2.000, AVVN-ondersteuning gratis.
- De Wit: illegale overname huisje Zuidema. Bestuur heeft voorstellen gedaan, de Wit niet ingestemd. Advocaat ingeschakeld, kosten tot nu toe ca. €6.000. Bestuur vraagt mandaat voor vervolgbeleid en/of uitzetting.
10. Specifieke tuinen
- Tuin 20/21 (Zuidema/de Wit): juridisch, reeds behandeld.
- Tuin 21: 7 jaar geen waterstand doorgegeven. Openstaand bedrag €3.146,26. Stemming: betaling of creditering/verjaring.
- Tuin 7 (Remy): elektraverbruik betwist, bedrag €326,15. Stemming.
- Tuin 76 & 77: openstaande bedragen en achteraf waardebepaling.
- Tuin 87: bovengrondse waterleiding geknapt, verbruik 10.708 m³ = €13.920,40. Stemming: credit, gedeeltelijke betaling of royering.
- Royeringen: tuin 17, 32, 39.
11. AVVN Eerder voorstel bestuur vervalt, we blijven lid van AVVN. Bijlage: jaarverslag 2024.
12. MJOP plan 3 offertes opvragen, budget €3.000 voor MJOP-plan. Tevens taxatie van eigendommen voor correcte financiële vastlegging. Stemming.
13. Verzekeringen Uitbreiding met juridische bijstand.
14. Financiële updates 2022–2025
- Financiële toelichting per jaar (2022 en eerder, 2023, 2024, 2025)
- Openstaande vragen kascommissie 2024 (5 punten) en 2025 (7 punten)
- Vragen van de leden aan de kascommissie
- Stemmen goedkeuring jaarstukken per jaar
- Stemmen decharge bestuur per jaar (2022 en eerder, 2023, 2024, 2025)
15. Financiën 2026
- SVIN teruggave: €18.668,56 ontvangen. Voorstel: toevoegen aan voorziening MJOP. Stemming.
- Factuurbedrag 2026: datum en bedrag (indexatie gemeente, zie bijlage).
- Financiële initiatieven: kasloze vereniging, iPad, pinterminal voor gas/kantine.
- Kostenbesparingen: opzeggen ING-rekening (€360/jr), e-boekhouden (€720/jr), postbus (€360/jr). Delftweg wordt postadres.
- Begroting: eerst MJOP nodig, daarna begroting voorleggen aan leden.
16. Beleid wanbetaling Proces: 3x herinneren (2x mail, 1x post). Standen niet doorgeven of rekening niet betaald = afsluiting door bouwcommissie.
17. Ingekomen brief kascommissie 14 punten waaronder: hoogte tuinhuisjes, onderhoud paden, houtkachels, kantinegebruik, taxatiecommissie, camerabeleid, beveiliging, hakselaar, privacybeleid, verkoop palletkachel, royeringen, verkoop buiten wachtlijst, afsluiten elektriciteit, communicatiestijl bestuur.
18. Vragen en rondvraag
19. ALV 2026 en 2027 data
20. Sluiting |